За да се достигат постоянно добри резултати, трябва да се определи проблема от гледна точка на недостатъка ( слабото звено), а след това да се търси решение.

Характеристики при определяне на слабото звено:

Внимание към фактите – действията се базират на факти, а не на мнения;
Внимание към процесите, а не към резултатите – резултатите са следствие от усъвършенстване на процесите;
Внимание към причините, а не към решенията – без анализ на причините не може да се достигне до вярното решение.

Изследване на проблема

Могат да съществуват множество проблеми, но от тях трябва да се определи само един – основния, който влияе върху крайния резултат.

За определянето му е необходимо:

Да се проследи веригата:
Да се открие непосредствената причина за недоволството на потребителя или за излишните разходи;
Да се избере тази непосредствена причина в качеството на тема.

При откриване на причината непосредствено свързана с потребителя или със следващия процес е необходимо да се отчитат 5 недостатъка, които винаги предизвикват неудовлетворение в потребителя или излишни разходи:

Дефекти;
Грешки;
Забавяне;
Загуби;
Нещастни случаи/травми.

Избор на тема

За постигане на процес на непрекъснато усъвършенстване е необходимо да се повтаря процесът на решаване на проблемите.

Този подход не налага решаване в началото на най -трудния и възможно най-важния проблем. При избора на тема е много важно да се преценят съществуващите условия и възможности.

Изборът на тема, която е невъзможно или трудно решима, може да доведе до непредвидими негативни резултати.

При избора на тема е важно да се отчитат следните фактори:

Стремеж за постигане, увереност в целта и успеха;
Трудност на ситуацията;
Текущи срокове;
Време за изпълнение на потенциалните решения.

Приоритети за решаване на проблеми

За установяване на приоритетите при решаване на проблемите е полезно да състави следната таблица:

Проблеми	Данни	Внедряване	Срочност	Скорост	Приоритет
1 ви	2	3	1	2	9
2 ри	1	2	3	2	8
3 ти

За всеки от факторите се определя степен на сложност (1-висока, 2 средна, 3 ниска). Сумата по редове се записва в колоната приоритет и в зависимост от резултата се прави избор на проблема, върху който да се работи.

Формулиране на темата

Темата трябва да бъде много точно и ясно формулирана. Тя трябва да дава представа за преследваната цел и очакваните резултати.