Информатизация на бизнеса

© Христо Тужаров,

Септември 2009

 

СИСТЕМА ЗА УПРАВЛЕНИЕ WORKFLOW

 

[Home] [Съдържание] [Асеневци] [Консултации] [Инфопедия]

УПРАВЛЕНИЕ НА БИЗНЕС ПРОЦЕСИ BPM

ПРОЦЕСЕН ПОДХОД

БИЗНЕС ПРОЦЕС

ЖИЗНЕН ЦИКЪЛ НА BPM

УПРАВЛЕНИЕ НА РАБОТНИ ПОТОЦИ

 

СИСТЕМА ЗА УПРАВЛЕНИЕ WORKFLOW

 

МОНИТОРИНГ НА ПРОЦЕСИТЕ

 

РЕИНЖЕНЕРИНГ НА БИЗНЕС-ПРОЦЕСИТЕ

 

 

 

 

Определение на система за управление на Workflow

 

Система, която описва, създава и управлява потоци от работа (по същество  бизнес-процеси) с помощта на програмно осигуряване, работещо на една или повече машини workflow, което е способно да интерпретира описание на процеса, да взаимодейства с участниците в потока работи и при необходимост да извиква съответните програмни приложения и инструментални среди.

 

              Автоматизация на бизнес процес

Определя се в рамките на описанието на процеса, което идентифицира различните функции на процеса, процедурни правила и съпътстващи управляващи данни, използвани за управление workflow в хода на реализация на процеса.

 

             Характеристика на workflow

В хода на реализация на процеса могат да се задействат множество отделни екземпляри на процеса, всеки от които е свързан с определен набор от данни, имащи отношение към конкретния екземпляр (или вариант на работния поток).

 

Модел Workflow

За изработване на стандарти за системите от клас workflow в 1993 година бе създаден международен съюз  Workflow Management Coalition (WfMC).

 

Той създаде еталонен модел Workflow:

 

Модел Workflow

 

        Бизнес процес (Business Process)

 

        Определение на бизнес процес

Съвкупност от една или повече свързани помежду си процедури или функции, които съвместно реализират някаква задача на бизнеса, обикновено в рамките на една организационна структура, описваща функционални роли и отношения.

 

        Характеристики на бизнес процес

  • Обикновено е свързан с операционни задачи и бизнес отношения;

  • Може изцяло да се осъществява в пределите на едно подразделение,  цяла организация или няколко организации;

  • Описват се условията за активизиране на всеки нов екземпляр, както и изходите при неговото завършване;

  • Може да включва формални или относително неформални взаимодействия между участниците;

  • Продължителността му може да варира в широки граници;

  • Може да се състои от автоматизирани функции, които могат да се управляват посредством системата workflow, и (или) ръчни функции, които лежат извън сферата на управление на системите workflow.

                    Описание на бизнес процес (Process Definition)

 

Включва:

  • Свързани в някаква последователност функции  и техните отношения;

  • Критерии за начало и край на процеса;

  • Информация за отделните функции, например, за участниците, съответни данни,  ИТ приложения и т.н.

  • Може да включва както ръчни така и автоматизиране функции (функции workflow).

  • Може да съдържа позоваване на подпроцеси, описани отделно, които съставляват част от общото описание на процеса;

       Функция в бизнес процес(Activity)

 

Описание елементи на дейност, представляваща един логически етап в рамките на процеса;

 

Функцията може  бъде ръчна, т.е. да няма компютърна автоматизация, или автоматизирана (workflow).

 

За поддържане изпълнението на процеса функцията workflow изисква човешки и (или) машинни ресурси;

Там, където са необходими човешки ресурси, функцията се привързва към един или друг участник  workflow.

 

Описанието на процеса обикновено се състои от множество функции, които са логически свързани така че да гарантират реализацията на бизнес процеса.

 

Обикновено функцията представлява най-малката единица работа, изпълнението на която се планира от системата workflow в хода на реализация  на процеса.

 

                    Автоматизирана функция  в бизнес процес (Automated Activity)

Функция, която може да се изпълни автоматично под управлението на системата workflow в хода на изпълнение на бизнес процеса, част от който тя се явява.

 

В хода на изпълнение на автоматизираната функция могат да се получат следните варианти:

  • Активизиране на приложение непосредствено от системата workflow (без привличане участник workflow);

  • Привързване към участник workflow на един или повече работни обекта, като при това управлението на спомагателните инструменти или приложения се осъществява от системата workflow;

  • Привързване към участник workflow на един или повече работни обекта  за обработка независимо от системата workflow, като при това системата workflow получава известие за завършване обработката на обектите от участника workflow (тези обекти могат да се описват като работни обекти обработвани ръчно).

 

        Екземпляр на бизнес процеса (Process Instance)

Представлява единична реализация на  процеса. Създава се, управлява се и се приключва от системата workflow в съответствие с описанието на процеса.

 

Всеки екземпляр на процеса представлява една конкретна реализация на процеса, която използва собствените данни за екземпляра на процеса.

 

По отношение на бизнес процеса, екземплярът представлява единица работа, която се извършва под управление на системата workflow от процеса (например, производство на изделие, обработка на застрахователна полица, разработка на инженерен проект и т.н.).

 

       Участник workflow (Workflow Participant)

Ресурс,който изпълнява конкретна работа в рамките на процеса. Тази работа обикновено се проявява в един или повече работни обекта, привързани към участника workflow чрез списък работи.

 

Терминът обикновено се използва  за човешки ресурс , но по принцип може да се отнася и за компютърен ресурс (например интелектуален агент).

 

Ако функцията не изисква човешки ресурс се използва терминът извиквано приложение.

 

         Работен обект/Задание(Work Item)

Представлява елемент,подлежащ на обработка от участника workflow при изпълнение на някаква функция в рамките на процеса.

 

Обработката на работния обект/задание може да бъде извършена от:

  • Активирани за целта инструментални средства или приложения;

  • Участника workflow, като системата workflow само  уведомява за приключване на конкретната обработка.

 

Възможности на workflow

Системите workflow могат да осигурят автоматизация и поддръжка на цялостен процес чрез събиране и управление на всички по горе описани негови компоненти.

 

При това системата може:

  • Автоматично да генерира предупреждения в случай на забавяне на процеса и точно да указва мястото, където той е спрял или се е забавил;

  • Точно да отразява състоянието на процеса, позволявайки на справочния център да предоставя на клиентите на процеса точна информация;

  • Да предоставя статистика не само за всяка функция, но и да обобщава резултати, отразяващи ефективността на организацията;

  • Да предоставя резултати от стойностен анализ по типове процеси;

  • Да допринася за непрекъснато усъвършенстване на процесите.

  •