Информатизация на бизнеса

© Христо Тужаров,

Септември 2009

 

УПРАВЛЕНИЕ НА РАБОТНИ ПОТОЦИ WORKFLOW

 

[Home] [Съдържание] [Асеневци] [Консултации] [Инфопедия]

УПРАВЛЕНИЕ НА БИЗНЕС ПРОЦЕСИ BPM

ПРОЦЕСЕН ПОДХОД

БИЗНЕС ПРОЦЕС

ЖИЗНЕН ЦИКЪЛ НА BPM

УПРАВЛЕНИЕ НА РАБОТНИ ПОТОЦИ

 

СИСТЕМА ЗА УПРАВЛЕНИЕ WORKFLOW

 

МОНИТОРИНГ НА ПРОЦЕСИТЕ

 

РЕИНЖЕНЕРИНГ НА БИЗНЕС-ПРОЦЕСИТЕ

 

 

 

Предпоставки за workflow (управление на работни потоци)

Появата на  workflow и съответните програмни средства е реакция на внедряването на нови принципи в управлението на организациите и миграцията на системите за управление с функционална ориентация към системи за управление с процесна ориентация.

 

Процесният подход заставя ръководството на организацията да  насочи вниманието си към взаимодействието на участниците в процеса, тъй като там се крият основните проблеми, поради размитостта и неопределеността на заложените правила.  Налага се необходимостта в рамките на автоматизация на отделни функции да са налице средства за автоматично проследяване на:

  • Последователността и времето на изпълнението им;

  • Маршрутите на документите;

  • Заетостта на служителите и т.н.;

Определение на workflow (управление на работни потоци)

Автоматизация, напълно или частично на бизнес процес, при която документи, информация или задания се предават за изпълнение на определени действия от един участник на друг в съответствие с набор процедурни правила (съгласно стандарта на  WfMC ).

 

Същност на workflow система

Това е “поток (елементи) от  работи”. В нея всяка дейност може да се представи във вид на елементи от работа, пътешестващи по определени маршрути между изпълнителите в съответствие със зададени правила. При това от един изпълнител към друг се предава точката на управление. Тази парадигма обикновено се представя във вид на граф.

 

Основни задачи на workflow системите

 

       Есперанто на мениджмънта

  • Формиране на единен език за описание на бизнес процесите в организацията;

  • Създаване на библиотеки от бизнес-процеси на организацията.

       Универсално лепило

  • Бърза интеграция в рамките на единен процес труда на сътрудниците, работата на оборудването и компютърните системи на предприятието;

  • Бързо събиране и реализация на качествен процес, състоящ се от разнородни елементи.

        Информационни технологии

Workflow обединява редица информационни технологии (електронна поща, управление на проекти, работа с бази данни, обектно-ориентирано програмиране, CASE-технологии и други) и се явява ефективно средство за автоматизация на бизнес процесите.

 

Предимства от използването на workflow

  • Активизира контрола за производителността на информационната обработка;

  • Повишава конфиденциалността и контрола за достъп;

  • Внася “промишлени методи” на ръководство и управление на процесите;

  • Рязко повишава качеството на процесите;

  • Създават се условия за повишаване качеството на управление;

  • Съкращават се разходите и сроковете на производствените цикли;

  • Привеждане дейността на организацията към изпълнение на ясно и точно подредени процедури;

  • Описване и последващ анализ на действия и задачи, които е необходимо да бъдат изпълнени за достигане целите на организацията.

  • Определяне операционните взаимовръзки на ниво «какво защо, къде, кога и как»

Ползи от използването на workflow

 

       За клиентите

  • Подобрява се качеството и оперативността на обслужване;

  • Създава се възможност за проследяване на информацията за състоянието на определена заявка;

  • Опростява се достъпа до представители на компанията.

   

        За сътрудниците

  • Могат нагледно да си представят всяка функция;

  • Виждайки списъка на функциите, които трябва да изпълнят, могат да организират работите си по добре;

  • Създава им се възможност за гъвкавост и бързина при изпълнение на съответните работи;

        За ръководството

  • Получава необходимата информация, за вземане на своевременни решения в процеса на управление;

  • Има постоянен достъп до данни за състоянието на всяка заявка;

  • Получава инструментариум за ефективен анализ и контрол на процесите в организацията.

      За мениджърите

  • Статистика за анализ на работните натоварвания;

  • Пълна картина на извършваните разходи;

  • Периоди на  пикови натоварвания;

  • Информация за други аспекти от дейността.