Информатизация на бизнеса

© Христо Тужаров,

Септември 2009

 

ЖИЗНЕН ЦИКЪЛ НА BPM

 

[Home] [Съдържание] [Асеневци] [Консултации] [Инфопедия]

УПРАВЛЕНИЕ НА БИЗНЕС ПРОЦЕСИ BPM

ПРОЦЕСЕН ПОДХОД

БИЗНЕС ПРОЦЕС

ЖИЗНЕН ЦИКЪЛ НА BPM

УПРАВЛЕНИЕ НА РАБОТНИ ПОТОЦИ

 

СИСТЕМА ЗА УПРАВЛЕНИЕ WORKFLOW

 

МОНИТОРИНГ НА ПРОЦЕСИТЕ

 

РЕИНЖЕНЕРИНГ НА БИЗНЕС-ПРОЦЕСИТЕ

 

 

 

Управление на бизнес процеси BPM - жизнен цикъл

 

Бизнес процесите са в основата на всяка успешна организация. Те обединяват системи, партньори и сътрудници за достигане на ключови стратегически и тактически цели. Днес не се налага да се приема решение за това трябва ли или не трябва да се управляват бизнес процесите. Днес е важно да се отговори на въпроса как най-ефективно да се управляват бизнес процесите и какви технологии трябва да се използват за това.

 

За управление на процесите е необходимо да се реализира  пълен цикъл  на процеса – планиране, реализиране, контролиране и усъвършенстване.

 

В повечето от компаниите се реализират само първите два етапа, което означава, че цикълът за управление не е затворен. Това води след себе си липса на пълноценен мониторинг на ефективността на бизнес процесите и съответно отсъствие на анализ и адаптация на процесите към изменящите се външна и вътрешна бизнес среда.

 

 

Управление на бизнес процеси BPM - жизнен цикъл

 

Планиране на бизнес процеса

Процесите е необходимо да се планират:

  • Да се опишат, ако те съществуват;

  • Да се проектират ако не съществуват;

  • Да се разработи план за внедряване и т.н.

Този етап може да се раздели на три подетапа – моделиране, имитиране и документиране

 

Моделиране на бизнес процеса (Model the process)

 По време на този етап се създава концептуален модел, включващ задачите, които трябва да се изпълняват и нужните за това ресурси. Освен това се правят предположения за времето на изпълнение и стойността на всяка задача.

 

В най-общ случай моделът трябва да дава отговор на следните въпроси:

1.      Какви процедури (функции, работи) е необходимо да се изпълнят, за да се получи зададения краен резултат;

2.      В каква последователност се изпълняват тези процедури;

3.      Какви механизми за контрол и управление съществуват в рамките на разглеждания бизнес процес;

4.      Кой изпълнява процедурите на процеса;

5.      Какви входящи документи/информация използва всяка процедура на процеса;

6.      Какви изходящи документи/информация генерира всяка процедура на процеса;

7.      Какви ресурси са необходими за изпълнение на всяка процедура на процеса;

8.      Каква документация/условия регламентират изпълнението на процедурата;

9.      Какви параметри характеризират изпълнението на процедурата и процеса като цяло.

 

Имитация и анализ (Simulate and Analyze)

 Концептуалния модел се използва за проверка на някои хипотетични сценарии с цел да се открият критични участъци  и тесни места. Получената информация се използва за тънка настройка на процесите преди тяхното разполагане.

 

         Внедряване и документиране (Implement and document)

На този етап концептуалния модел се преобразува в модел на изпълнимия процес. Самия процес се документира за да може да се използва за обучение и съпровождане в бъдеще.

 

Реализиране на бизнес процеса

Процесите се реализират в регулярната дейност, като се спазва плана за внедряване.

  • Внедряване на процедури и обучение на персонала;

  • Определяне на изискванията и избор на подходяща информационна система;

  • Разработка и внедряване на информационната система;

  • Автоматизация на процесите с помощта на workflow;

Този етап се изпълнява като правило с използване средствата за управление на потоци от работа (workfow).

 

Контролиране на бизнес процеса

Контролирането на процесите включва:

  • Фиксиране значенията на показателите за ефективност;

  • Сравняване на плановите показатели с фиксираните;

  • Анализ на измерените показатели;

  • Откриване на проблеми и недостатъци.

Този етап се изпълнява като правило с използване средствата за мониторинг на бизнес активността (Business Activity monitoring tool).

 

Усъвършенстване на бизнес процеса

След като за известно време над системата се провежда мониторинг, получените за това време показатели  (historical metrics) могат да бъдат използване за по-нататъшна оптимизация на процеса.

 

Реалната пропускателна способност на процеса и получените показатели могат да бъдат въведени в имитационната система, за да се получи оптимален модел на изпълнимия процес.

 

Съпътстващи BPM - жизнен цикъл условия

Реализацията на указаните по-горе етапи трябва да се осъществява в съответствие с процеса на стратегическо планиране развитието на организацията, който включва:

 

Автоматизация на управлението на бизнес процесите

За внедряване на разработените бизнес процеси е необходимо организацията да преустрои работата си в съответствие с реализираната в тях логика. За това съществуват два подхода:

  • Ръчен - разработка, утвърждаване и контрол изпълнението на бизнес процесите чрез съответните длъжностни инструкции на сътрудниците;

  • Автоматичен – автоматизация на бизнес процесите в рамките на една информационна система.

Практиката показва, че само автоматизацията  на проектираните бизнес процеси осигурява ефективни механизми за реализация на всички етапи от цикъла за управление. 

 

В случай на нейното отсъствие, много лесно може да се изгуби контрола над управлението на бизнес процесите и да се достигне до ситуация, когато работата на  изпълнителите започне да се отклонява от регламента.

 

Автоматизацията предполага наличието на набор от правила, нарушението на които е много по-сложно, от колкото нарушение на регламент или длъжностна инструкция.