APIS

© Христо Тужаров,  2008

 

СЪБИРАНЕ  НА  ИНФОРМАЦИЯ

 

[Home] [Съдържание] [За проекта] [Бизнес консултации] [Асеневци]

 

ТЕХНИКИ И СРЕДСТВА ЗА ПРОЕКТИРАНЕ

ДЕКОМПОЗИЦИЯ

СЪБИРАНЕ  НА  ИНФОРМАЦИЯ

АНАЛИЗ  НА  РАЗХОДИТЕ  И  ПОЛЗИТЕ

ЛОГИЧЕСКИ БЛОК-СХЕМИ

ДИАГРАМА НА ПОТОЦИ ОТ ДАННИ DFD

 

 

За да се справите добре със задачата за анализ и проектиране на ИС е необходимо да разполагате с информация за системата и нейното обкръжение.  Тази информация може да съберете по различни начини. Важно е да познавате съответните техники и да подберете най-подходящите за всеки конкретен случай.

 

 

средства за събиране н информация

 

 

Интервюта

 

     Цел - подробно и пълно запознаване с това, което се върши в организацията, както и с вижданията за проблемите необходимите промени.

 

Подготовка за интервюто:

  • Определете необходимата ви информация, която имате намерение да  получите от интервюто.

  • В таблица скицирайте въпросите, които ще зададете.

  • Запознайте се  с длъжността и задълженията на интервюираните.

  • Помъчете се да овладеете техническите термини, които ще изпол­зват интервюираните.

                  Указания за провеждане на интервюто:

В началото:

  • Опитайте са да предразположите интервюираният, като намерите общи контактни точки.

  • Изяснете целта на интервюто, като по този начин фиксирате рамката,  в  която интервюирания да формулира отговорите си.

  • Обяснете предназначението на бележките, които си водите.

По време на интервюто:

  • Задавайте въпросите, които сте си подготвили, като ползвате структурния анализ—първо задавайте общи въпроси, а след това в зависимост от отговорите ги детайлизирайте, за да научите подробности.

  • Резюмирайте същността на казаното на подходящи етапи по време на интервюто.

  • Не влизайте  в дискусия относно различни достойнства или слабости в работата на организацията.

  • Стремете се да проведете интервюто стегнато (в рамките на 20 минути), като предотвратявате отклонения, отнемащи време.

Накрая на интервюто:

  • Резюмирайте основните моменти в интервюто.

  • Договорете, ако е необходимо, ново интервю.

Внимание:

  • Интервюираният може да не ви сътрудничи искрено (страх от про­ме­ни)  и да ви въведе в заблуждение.

  • Интервюираните могат да опишат дейностите, които вършат, така, както си ги  представят, а не както е в реалността.

  • Интервюираните е възможно да не могат да опишат задълженията си разбираемо.

 

Документация

 

Видове документи

Пояснение за ползване

Инструкции

Съдържат описание на начините, по които трябва да се  изпълняват задачите.

Документни форми

Обменят се между отделите и служат за справки. Дават  представа за формалните информационни потоци и за съхранението на данните.

Длъжностни характеристики

Определят задълженията на служителите.

Програми за полити­ка­та на фирмата

Дават представа за глобалните цели и възможните промени.

Рекламни брошури

Дават представа за начина на функциониране на фирмата.

 

Внимание:

  • Проучването отнема много време, като при това се събира малко количество полезна информация;

  • Документацията може да бъде остаряла или невалидна, като това никъде не бъде указано

 

Наблюдения

  • Бъдете дискретни. Подберете си място за наблюдение, където няма да пречите на околните.

  • Обяснете на наблюдавания каква е вашата цел.

  • От наблюдението се стремете да извлечете обща представа за дейността, както и конкретни цифри и факти.

 

          Внимание:

  • Когато са наблюдавани, хората се държат различно.

  • Ако имате тази възможност, е по-добре наблюдението да бъде прове­де­но със скрита камера

 

Анкетна карта

 

Указания:

  • Преди да съставите картата, трябва много точно да си изясните каква ин­­фор­мация очаквате да получите и от кого ще я получите.

  • Формулирайте прости, недвусмислени и безпристрастни въпроси.

  • Използвайте въпроси с избор на няколко алтернативи, без да искате коментар.

  • Въпросите трябва да отговарят на интелектуалното ниво и интересите на анкетираните.

  • Означете ясно крайния срок за връщане на анкетните карти.

  • Добре е раздаването на картите да  съпроводите с пояснение на целите, които искате да постигнете, информацията, която искате да съберете,  и важността на този процес.

 

Внимание:

Простите карти дават малко информация, а сложните могат да бъдат тълкувани  погрешно.

 

Статистика

 

От изключително значение е да се извадят статистически данни за функционирането на дадена система. За тази цел могат да послужат различни видове отчети, справки и други подобни материали. Важно е да са обобщаващи и да отразяват действителността за определен период от време - месечен и годишен.