Шест сигма

Христо Тужаров, 2008

 

УСЪВЪРШЕНСТВАНЕ НА БИЗНЕС - ПРОЦЕСИТЕ

BPI  (Business Process Improvement)

 

[Home] [Съдържание] [Асеневци] [Консултации]

ПРОЦЕСЕН ПОДХОД

УСЪВЪРШЕНСТВАНЕ НА БИЗНЕС - ПРОЦЕСИТЕ 

ИНФРАСТРУКТУРА ЗА ПОДОБРЯВАНЕ НА ПРОЦЕСИТЕ 

 

 

Цикъл на непрекъснато усъвършенстване на процесите

 

           Промени в организацията

Промените засягат персонала, структурата и политиката. За да се проведат трябва да е налице необходимата организационна култура.

 

Според философията на BPI, достигане на съвършенство е невъзможно, но е необходим стремеж и непрекъснати усилия.

 

           Планиране на промените

Промените се планират според достигнатото от организацията ниво, конкретната специфика и наличните проблеми. На практика е доказано, че най - добри резултати се получават при използване на концепцията Система с балансирани показатели BSC.

 

            Управление на процеса на промени

По метода на Парето или друг статистически метод се разграничават процесите по степен на ефективност и се набелязват тези, които изискват незабавно усъвършенстване.

 

           Анализ на ефективността от усъвършенстване на процесите

Чрез анализ се откриват проблемите в отделните процеси и се търсят подходи и средства за решаването им. В тази фаза е добре да се използва бенчмаркинг, за да се намерят добри практики, които биха допринесли за оптималното решаване на всеки проблем.

 

         Усъвършенстване на процесите

  • Фиксират се стратегическите цели, които трябва да бъдат решени с усъвършенстване на процеса.

  • Набелязват се критичните фактори за успех с цифрови показатели за достигане.

  • Чрез провеждане на дискусии с персонала, в т.ч. и мозъчни атаки се уточняват инициативите които трябва за бъдат предприети за де се усъвършенства процеса и да се постигнат ключовите показатели за успех КРІ.

  • Изготвя се бизнес план за усъвършенстване.

Нива на усъвършенстване на процесите според BPI

BPI определя 5 нива на усъвършенстване на бизнес процесите в една организация

 

Нива на усъвършенстване на процесите според BPI

 

                    Начално ниво (Initial) на усъвършенстване на процесите

  • Стратегия - оживяване;

  • Много общи представи за бъдещето;

  •  Добро познаване на предметната област;

  • Пълно непознаване законите на бизнеса;

  • Ентузиазъм и инициатива

  • Бързо, интуитивно и в много от случаите ефективно приемане на решения;

  • Индивидуален подход към решаване на проблемите;

  • Приятелски отношения;

  • Отсъствие на бариери между сътрудницита;

                         Резултат - стратегията на оживяване е реализирана

 

                                Проблеми

  • Конфликти между собствениците;

  • Появяват се различни цели;

  • Отсътствие на организационна структура;

  • Отсъствие на баланс между правата и отговорнистите;

  • Отсътствие на бизнес и финансов план;

  • Синдром на незаменимост;

  • Развалят се отношенията и атмосверата.

  • Между собствениците и сътрудниците се появява паричната бариера.

              Управляемо ниво ( Managed) на усъвършенстване на процесите

  • Стратегия - стабилност;

  • Преход от предпринимателство към мениджмънт;

  • Начало на системен анализ на ефективността;

  • Създаване на ясна организационна структура;

    Разпределяне на права и отговорности;

    Работа по бизнес и финансов план

  • Контрол за изпълнение на плана;

                    Резултат  - организацията е поела пътя на своето развитие.

 

                              Проблеми

  • Конфликти между собствениците понякога водят до реорганизация на бизнеса;

  • Необходимост от раздяла с близки сътрудници, които не са ефективни за новата фаза на бизнеса;

  • Задълбочаване на разделението между собственици и сътрудници;

  • Отсъствие на добра система за мотивация.

  • Отсъствие на достатъчно знания на собствениците и мениджмънта за претворяване на целите в реално развитие на организацията.

                    Определено ниво (Defined) на усъвършенстване на процесите

  • Стратегия – професионализъм;

  • Разпределение на сътрудниците по нива - стратегическо, миниджърско, оперетивно, изпълнителско;

  • Внедряване на корпоративна стандартизация;

  • Създаване на щатно разписание;

  • Разработка на фирмена политика - стимули и наказания;

  • Оптимизиране и кодифициране на производствените процеси;

  • Въвеждане контрол на качеството.

           Резултат - наличие на пазарен дял и реални амбиции за разтеж.

 

                                 Проблеми

  • Нарастване на рутинността при осъществяване на действия;

  • Удължаване времето за вземане на решения;

  • Пасивна съпротово от страна на най-близките сътрудници;

  • Ориентация към процеси, а не към резултати;

  • Загуба на инициативност;

  • Буквално възприемане на длъжностните инструкции.

  • Проблеми с отговорността;

  • Намаляване на ефективността;

  • Необходимост от консултантска помощ.

                    Управляемо по резултати  ниво (Quantitatively Managed) на усъвършенстване на процесите

  •  Стратегия – икономическа ефективност;

  • Поява на вътрешни клиенти;

  • Децентрализирано управление;

  • Повишаване на изискванията към високо професионално ниво на сътрудниците;

  • Определяне на нови правила на играта - цифровизиране на резултатите от дейността.

  • Управление по резултати (Management by Objectives)

  • Възприемане на лидерството като стил на управление. Възраждане на инициативата;

  • Нарастване ролата на маркетинга и финансовия мениджмънт;

  • Предсказуемост ефективността на процесите;

  • Контрол по финансови показатели.

     Резултат - иновативна организация с добри позиции на вътрешните и външни пазари.

 

                                 Проблеми   

  • Вътрешна борба за ресурси;

  • Нежелание за съвместна работа с неефективните - звена, сътрудници;

  • Нарастване на центробежни сили;

  • Недостатъчна синхронизация при съвместни действия;

  • Недостиг на мениджъри с необходимия за това ниво профисионализъм;

  • Конкуренция за власт.

                    Оптимизирано ниво (Optimizing) на усъвършенстване на процесите

  • Стратегия – прилагане на съвременни, доказали се на практика бизнес концепции;

  • Непрекъснато усъвършенстване на процесите;

  • Развитието се базира на гъвкави и адаптируеми процеси;

  • Прилагане на вътрешен и външен бенчмаркинг;

  • Структуриран иновационен мениджмънт;

  • Управление на знанията в организацията.

  • Опазване на околната среда;

           Резултат - лидерство в отрасъла